전자계약서 작성 방법, 쓰던 한글 계약서 그대로 서명받는 순서

거래처에서 “계약서는 전자로 보내 주세요”라는 말을 처음 들으면 막막하죠? 🙂 한글 파일로 쓰던 계약서를 어떻게 전자계약으로 바꾸는지, 어디서 실수가 나는지 10분이면 정리돼요.

결론부터 말하면, 전자계약서 작성은 쓰던 계약서 파일을 올리고 → 입력란과 서명란을 놓고 → 우리가 먼저 서명하면 → 고객에게 서명 요청이 가는 순서예요. 경리가 놓치기 쉬운 건 세 가지예요. 원본의 바뀔 칸을 빈칸으로 준비하는 것, 계약일과 서명일이 따로 남는다는 것, 서명이 시작되면 고칠 수 없다는 것이에요.

전자계약서도 종이 계약서처럼 효력이 있나요? ⚖️

전자계약서는 종이 계약서와 같은 효력을 가질 수 있어요. 전자문서법 제4조 제1항은 전자문서가 “전자적 형태로 되어 있다는 이유만으로” 법적 효력이 부인되지 않는다고 정해요. 전자서명법 제3조 제1항도 전자서명이 같은 이유로 서명·날인의 효력을 잃지 않는다고 적어요.

다만 효력이 있다는 것과 분쟁에서 증명하기 쉬운 것은 별개예요. 누가 언제 서명했고, 서명 뒤 내용이 바뀌지 않았다는 기록이 남아야 해요.

이 기록이 뒤에서 다룰 감사 추적 PDF예요. 재판 증거로 쓰는 방법은 이 글 끝 「함께 보면 좋은 글」에서 이어서 볼 수 있어요.

그럼 실제로 만들기 전에 무엇을 준비해야 할까요?

전자계약서 작성 전에 무엇을 준비하나요? 📂

전자계약서 작성 전에는 계약서 파일, 고객 담당자 연락처, 금액이 들어갈 품목 정보 세 가지를 준비해요. 이 중 가장 많이 막히는 건 계약서 파일이에요. 회사 양식을 그대로 올리면 되지만, 고객마다 바뀌는 칸은 미리 비워 둬야 해요.

원본을 빈칸으로 준비하는 이유가 있어요. 청구스 공식 가이드는 “올린 문서 위에 입력란을 얹는 방식”이라 원본에 이미 인쇄된 고객명·금액·조항을 찾아서 바꾸지 않는다고 밝혀요. 지난번 거래처 이름이 인쇄된 파일을 그대로 올리면, 그 위에 새 이름을 겹쳐 쓰게 돼요. 😅

전자계약서는 어떤 순서로 만드나요? ✍️

전자계약서는 파일 올리기 → 입력란·서명란 배치 → 우리 쪽 서명 → 고객 서명 순서로 만들어요. 청구스 기준으로 설명하지만 다른 전자서명 서비스도 큰 흐름은 비슷해요.

1. 파일 올리기: 「계약」에서 새 계약서를 고르고 PDF·HWP·HWPX 파일을 끌어다 놓아요. 오른쪽 미리보기가 깨지면 입력란을 놓기 전에 파일부터 다시 확인해요.
2. 입력란·서명란 배치: 우리가 미리 채울 칸(텍스트·날짜 등)과 서명자별 칸(사인·도장·체크박스 등)을 놓아요. 공급자 칸은 파란색, 고객 칸은 빨간색으로 보여요.
3. 우리가 먼저 서명: 「저장 후 서명 진행」을 누르고 그리기·도장 이미지·회사 도장 중 하나로 서명한 뒤 전자서명 이용약관에 동의해요.
4. 고객 서명 → 체결: 우리 서명이 끝나는 즉시 고객 담당자에게 이메일 또는 알림톡으로 서명 요청이 가요. 고객은 받은 연락처로 본인 확인을 하고 서명해요.

서명 전까지는 설정한 주기로 재알림이 가요(기본 3일). 양쪽 서명이 끝나면 상태가 「계약 서명 완료」로 바뀌어요.

그런데 여기서 날짜 하나가 헷갈리기 쉬워요. 바로 계약일이에요.

계약일과 서명한 날이 다르면 어떻게 적나요? 📅

계약일은 작성자가 직접 입력하는 날짜이고, 서명 일시는 서명할 때 자동으로 기록되는 날짜라 둘은 달라도 돼요. 9월 1일에 계약을 맺기로 하고 전자서명은 9월 4일에 받았다면, 계약일 칸에 9월 1일을 넣으면 돼요.

경리 입장에서 이 구분이 중요한 이유는 장부와 증빙이 서로 다른 날짜를 가리킬 수 있어서예요. 계약금을 먼저 받았다면 받은 날의 분개는 선수금 회계처리처럼 따로 잡아요. 계약일을 바꿔도 청구 날짜는 바뀌지 않으니, 청구 일정은 별도로 확인하세요.

보내기 전에 꼭 확인할 것은 무엇인가요? ⚠️

보내기 전에는 원본 빈칸, 금액 입력 위치, 수정 가능 시점 세 가지를 확인해요. 서명이 시작되면 내용을 고칠 수 없고, 취소한 뒤 새로 작성해야 하기 때문이에요.

• 원본 빈칸: 고객마다 바뀌는 칸이 인쇄돼 있지 않은지 봐요
• 금액은 품목 정보에: 문서에 직접 적은 숫자는 품목 정보나 청구 금액으로 자동 반영되지 않아요. 품목을 입력하고, 문서에는 문서 변수 「총액」을 넣어요
• 수정 시점: 계약 내용은 「작성 중」일 때만 고칠 수 있어요. 진행 중 취소한 계약은 되살릴 수 없어요

예를 들어 공급가액 1,000만 원 계약에서 문서에만 “11,000,000원”을 타이핑하고 품목을 비워 두면, 서명은 끝나도 청구 금액은 비어 있어요. 이 경우 고칠 방법은 취소 후 재작성뿐이에요.

계약이 끝난 뒤 청구까지 자동으로 이어 붙이고 싶다면, 체결 순간 청구서를 만들어 주는 청구스 같은 도구가 손을 덜어 줘요.

체결된 전자계약서는 얼마나, 어떻게 보관하나요? 🗄️

체결된 전자계약서는 서명된 계약서 PDF와 감사 추적 PDF를 함께, 세법 5년·상법 10년을 기준으로 보관해요. 계약서 PDF만 받으면 절반이에요. 누가 언제 서명했는지는 감사 추적 PDF에 남거든요.

• 계약서 PDF: 서명이 들어간 최종 문서예요
• 감사 추적 PDF: 청구스 가이드 기준으로 문서 ID, 원본 검증키(SHA-256), 서명자 정보, 열람·서명 시각과 접속 환경이 담긴 인증서예요
• 세법 보존 기간: 장부·증거서류는 해당 국세의 법정신고기한이 지난 날부터 5년(역외거래 7년) 보존해요(국세기본법 제85조의3 제2항)
• 상법 보존 기간: 상업장부와 영업에 관한 중요서류는 10년, 전표 등은 5년이에요(상법 제33조 제1항)

두 법의 기간이 달라서, 계약서는 긴 쪽인 10년을 기준으로 잡아 두면 둘 다 지킬 수 있어요. 국세기본법 제85조의3 제3항은 장부·증거서류를 전산조직으로 작성·보존하는 것도 허용해요. 같은 조 제4항 단서는 계약서처럼 위조·변조하기 쉬운 서류는 종이를 스캔한 전자화문서 보관 특례에서 뺄 수 있다고 정하니, 처음부터 전자로 체결한 원본 PDF를 그대로 지키는 게 깔끔해요.

지출 증빙을 결재 서류와 따로 챙기는 원리는 지출결의서와 전표 차이에서도 같아요.

전자계약서도 인지세를 내나요? 🧾

인지세 과세문서에 해당하는 계약서라면 전자로 만들어도 인지세를 내요. 인지세법 제3조 제3항은 과세문서에 전자문서를 포함한다고 정해요. 반대로 과세문서 목록에 없는 계약은 전자로 바꿔도 인지세가 새로 생기지 않아요.

어떤 계약이 과세문서이고 금액별로 얼마인지, 전자수입인지는 어디서 사는지는 이 글 끝 「함께 보면 좋은 글」의 사업자절세노트 글이 표로 정리해 뒀어요.

청구스 전자계약은 어떤 회사에 맞고, 어떤 회사에는 맞지 않나요? 🔍

청구스 전자계약은 계약 뒤 청구·입금 확인까지 한곳에서 이어서 관리하려는 회사에 맞아요. 체결할 때 「체결 시 청구 자동 생성」을 켜면, 양쪽 서명이 끝나는 순간 미리 고른 방식(일반·반복·분할)으로 청구가 만들어져요. 전자서명만 필요하다면 이 옵션을 비워 두면 돼요.

비용도 확인해 두세요. 청구스 공개 가격 페이지 기준으로 전자계약은 유료 플랜에 포함된 기능이고, 베이직은 연 360,000원(VAT 별도·사용자 3명·연 청구 240건)이에요. 무료 플랜(월 0원)은 견적서 무제한 발송까지만이에요.

청구스 전자계약이 하지 않는 일도 분명히 적어 둘게요.

• 원본에 인쇄된 글자를 찾아 바꾸지 않아요
• 문서에 타이핑한 숫자를 청구 금액으로 옮기지 않아요
• 서명이 시작된 계약의 내용을 고치게 해 주지 않아요(취소 후 재작성)
• 계약이 체결됐다고 청구서 발송이나 입금까지 끝난 것으로 처리하지 않아요

계약 금액을 나눠 받는 공사·용역이라면 기성청구서 작성법과 반복 청구 자동화도 함께 보면 흐름이 이어져요.

📎 함께 보면 좋은 글

• 전자계약 도입, 서명 뒤 대금 청구까지 이어지는지 확인하세요 — 채권관리노트. 이 글이 계약서를 만드는 순서였다면, 그 글은 서명 다음 날 첫 청구가 어디서 빠지는지와 계약서의 지급 조건을 청구 일정으로 옮기는 법을 다뤄요.
• 전자계약서도 증거가 되나요? 서명보다 기록이 중요합니다 — 받을권리지키미. 분쟁이 났을 때 전자계약서를 증거로 내는 방법과 진정성립을 보여 주는 기록을 정리했어요. 이 글의 감사 추적 PDF를 왜 꼭 남겨야 하는지 알 수 있어요.
• 전자계약 인지세와 전자수입인지, 모두싸인·청구스 비용까지 비교 — 사업자절세노트. 어떤 계약서가 인지세 대상인지, 금액별 세액과 전자수입인지 사는 곳·기한을 표로 정리했어요.

청구스는 청구서 발행·입금 확인·연체 알림·회수를 한 흐름으로 자동화하는 B2B 매출채권·미수금 관리 SaaS입니다.

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전자계약 · 정기 서비스 이용 계약

용역 계약서

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화면은 기능 설명을 위한 예시입니다.

출처

1. 전자문서 및 전자거래 기본법 제4조 — 전자문서는 전자적 형태라는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 않음
2. 전자서명법 제3조 — 전자서명은 전자적 형태라는 이유만으로 서명·서명날인·기명날인의 효력이 부인되지 않음
3. 국세기본법 제85조의3 — 장부·증거서류는 법정신고기한이 지난 날부터 5년 보존, 전산조직 보존 가능
4. 상법 제33조 — 상업장부와 영업에 관한 중요서류 10년, 전표 등 5년 보존
5. 인지세법 제3조 제3항 — 과세문서에는 전자문서를 포함
6. 청구스 사용 가이드 — 전자계약서를 작성하고 서명받는 방법(2026년 10월 23일 확인)
7. 청구스 가격 플랜 — 유료 플랜(전자계약 포함)·무료 플랜(견적서) 공개 요금(2026년 10월 23일 확인)

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• 📌 기성청구서 작성법 — 선금 정산 뒤 세금계산서 금액 정하는 순서
• 📌 지출결의서와 전표 차이, 결재가 끝나도 증빙은 따로 챙겨요
• 📌 반복 청구 자동화, 안 낸 거래처에도 다음 달 청구서가 나가나요
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